履歴書の用紙サイズはA4が基本！コンビニ印刷の手順も解説

先に、紙で出す必要があるかを確かめます

用紙の話に入る前に、そもそも印刷が必要かを確認してください。応募フォームやメールで提出するなら、紙は1枚も要りません。提出のしかた別の作法は履歴書の提出マナーで解説しています。

データで送ったからといって、紙が不要とはかぎりません。面接に進んだときに持参を求められることがあるので、送ったPDFは消さずに残しておいてください。メールで送るときの手順は履歴書をメールで送る方法で解説しています。

指定がなければA4で出します

応募書類はA4でそろえるのが通例です。厚生労働省が公表している履歴書の様式例もA4で、職務経歴書や送付状もA4で作られることが多いため、封筒に入れたときに大きさがそろいます。

A4を2枚にするか、A3を1枚にするか

履歴書は見開きで1組です。A4を2枚印刷して重ねる形でも、A3を1枚印刷して二つ折りにする形でも、どちらでも構いません。A3に対応したプリンタが手元にないほうが普通なので、A4を2枚で出すのが現実的です。

B5でもよいのか

市販の履歴書にはB5判が多く、これを使うこと自体に問題はありません。ただし職務経歴書をA4で作っていると、封筒の中で大きさが違う書類が重なります。そろえられるなら、A4にしておくほうが扱いやすくなります。

市販の履歴書を買うとき

売り場には「A4サイズ」「B5サイズ」と書かれた履歴書が並んでいます。ここで言うサイズは、折りたたんだあとの大きさです。A4サイズの履歴書は、広げるとA3の1枚になります。

同梱の封筒を確かめます

専用の封筒が入っている商品なら、その封筒に合わせて折られた状態で入ります。別の封筒を使う場合は、折らずに入る角形を選んでください。

紙の選び方

厚さ

コピー用紙でも提出できます。ただし薄い紙は、書き込むとペンの跡が裏に出て、重ねたときに次の紙まで読めてしまうことがあります。手書きするなら、市販の履歴書のように少し厚みのある紙のほうが書きやすくなります。

色

白を選んでください。クリーム色や再生紙の色味がついた紙は、証明写真の白い部分と地の色が違って見えます。光沢のある紙も、印刷面が反射して読みにくくなります。

裏紙は使いません

片面が使われている紙を再利用するのは避けてください。裏面に別の内容が印刷されていることが、そのまま伝わります。

用紙が手元にないとき

コピー用紙は、コンビニエンスストアや100円均一の店でも少量の包みで買えます。数枚だけ必要なら、コンビニのコピー機で出すほうが早く、紙を買わずに済みます。市販の履歴書用紙を買いに行く必要はありません。

紙の大きさは測れば分かります

手元の紙がA4かB5か分からないときは、短いほうの辺を測ってください。21センチならA4、18センチ強ならB5です。市販の履歴書は、広げた状態で測ると倍の大きさになります。

家庭のプリンタで印刷するとき

プリンタが手元にあっても、出す前に画面で確認します

紙に出してから間違いに気づくと、その1枚は捨てることになります。PDFを開き、全ページを表示して、写真・氏名・日付・最終行まで見てから印刷してください。画面で見つかる誤りを、紙で探す必要はありません。

拡大縮小を「実際のサイズ」にします

印刷の設定で、「用紙に合わせる」「ページに合わせて縮小」が有効になっていると、余白が広がって全体が小さく出ます。「実際のサイズ」「100%」を選んでください。ここを見落とすと、枠線が細く、文字が小さい履歴書ができあがります。

用紙サイズを合わせます

ファイルがA4でも、プリンタの設定がレターサイズや B5 になっていると、収まりきらずに端が切れます。ファイル側とプリンタ側の両方をA4にそろえてください。

余白は狭くしません

収まらないからといって余白を詰めると、綴じたときやコピーを取ったときに、端の文字が切れます。上下左右に1センチ程度は残してください。行が足りないのであれば、余白ではなく書く内容を整理します。

白黒で構いません

本文は白黒で問題ありません。証明写真を印刷で入れる場合だけ、カラーを選んでください。写真を貼る形なら、本文は白黒で出して、写真は別に用意します。

インクの残量を見ます

かすれた文字は、書類そのものの印象を下げます。1枚出したら、氏名と日付の部分を明るいところで見てください。薄いと感じたら、インクを替えてから出し直します。

コンビニのコピー機で印刷するとき

自宅にプリンタがなくても、コンビニエンスストアのマルチコピー機で印刷できます。方法は大きく2つです。

PDFにしてから持ち込みます

WordやExcelのファイルは、そのままでは出せないか、レイアウトが崩れることがあります。先にPDFへ書き出してから登録・保存してください。

用紙サイズを選び直します

機械の初期設定はA4になっていることが多いのですが、画面で用紙サイズを確認してから印刷してください。B5やA3を選べる機種もあります。

料金と支払い

料金は、用紙の大きさと、白黒かカラーかで変わります。店舗や機種によって異なるので、画面に表示される金額を確かめてください。小銭か電子マネーで支払える機種が一般的です。

出したあと、機械にデータを残さない

登録した書類は、印刷後に削除されるしくみが用意されています。USBメモリを使った場合は、抜き忘れに注意してください。個人情報が入ったファイルを置き忘れることになります。

スマートフォンだけで紙にするまで

パソコンもプリンタもない状態から、紙の履歴書を用意する手順です。

登録した番号には期限があります。登録した日のうちに出しに行くつもりで進めてください。期限が切れたら、登録からやり直しになります。

印刷したあとに確認すること

よくある印刷の失敗

どれも紙を無駄にするだけで、書類そのものを作り直す話ではありません。1枚目は設定を確かめるための試し刷りと考えて出すと、気持ちの上でも楽になります。

両面印刷にしてよいか

指定がなければ、片面ずつ2枚に分けるほうが無難です。採用の場では、書類を複写したり、並べて見比べたりする作業があります。両面だと、その手間が増えます。

A3を1枚で出して二つ折りにする形は、市販の履歴書と同じ形なので問題ありません。これは両面印刷とは別のものです。

職務経歴書も同じ大きさでそろえます

履歴書をA4で出したなら、職務経歴書もA4です。大きさが違う書類が重なっていると、封筒から出したときに端がずれて、まとまって見えません。枚数が複数になる場合は、ページ番号を入れておくと、順番が入れ替わりません。

手書きするなら、印刷してから書きます

パソコンで様式だけを出し、中身は手書きにする、という作り方もできます。この場合は、罫線と項目名だけが入った状態で印刷し、書き込む欄が空になっているかを確かめてください。

試し書きは別の紙で

印刷した1枚目にいきなり書き始めると、書き損じたときにもう一度印刷することになります。同じ様式を2枚出し、1枚を下書き用にすると、行の高さや文字の大きさの見当がつきます。

インクが乾いてから重ねます

印刷面の上からペンで書くと、紙の表面によってはインクが乾きにくくなります。書き終えた紙をすぐ重ねると、次の紙に写ります。少し置いてから、クリアファイルへ入れてください。書き損じたときの直し方は履歴書を書き間違えたときの直し方で解説しています。

証明写真を印刷で入れる場合

データの写真を履歴書に入れて印刷する形なら、カラーで印刷し、写真の部分が粗くなっていないかを確かめてください。画面では気づかない粗さが、紙にすると目立ちます。

紙に貼る形にするなら、写真だけを写真用の紙で出すか、証明写真機や写真店でプリントしたものを使ってください。普通紙に印刷した写真を切って貼ると、質感の違いがはっきり出ます。写真そのものの撮り方は履歴書に貼る証明写真の撮り方で解説しています。

データで提出するときは、印刷しません

メールや応募フォームで送る場合、紙に出す必要はありません。印刷して、それを撮り直したり取り込んだりすると、文字がぼやけるだけです。作ったPDFをそのまま送ってください。

Rirekisyで作る場合

Rirekisyの履歴書は、A4の帳票としてPDFで出力されます。厚生労働省の様式例に沿った体裁で、書体はIPAex明朝です。印刷するときは、拡大縮小を「実際のサイズ」にしてA4を選んでください。

スマートフォンの画面ではPDFを表示して確認でき、そのままコンビニのプリントサービスに登録して店頭で出す、という流れも取れます。自宅にプリンタがなくても、紙の履歴書まで用意できます。

証明写真を使う場合は、切り出したものがPDFに入った状態で出力されるので、カラーで印刷すれば貼る作業は要りません。紙に貼る形にしたい場合は、写真だけを別に用意してください。

よくある質問

Q. B5の履歴書で応募したら不利になりますか

なりません。市販の履歴書はB5判が多く、広く使われています。他の書類とそろえたい場合にA4を選ぶ、という程度の違いです。

Q. 家にA3対応のプリンタがありません

A4を2枚で出して構いません。二つ折りにする必要もありません。重ねて封筒に入れてください。

Q. コピー用紙は何を買えばよいですか

白のA4であれば、一般的なコピー用紙で足ります。手書きするなら、少し厚みのある紙のほうが書きやすくなります。

Q. 印刷が斜めに出ます

給紙のずれです。紙の束をそろえてから入れ直し、トレイに合わせるガイドを紙の幅に寄せてください。

Q. 2枚目に少しだけはみ出しました

余白の設定か、拡大縮小の設定を見直してください。行数を減らすより先に、設定を疑うほうが早く解決します。

Q. コンビニで印刷したものは、家のプリンタより見劣りしますか

しません。むしろ家庭用のインクがかすれている場合より、読みやすく出ることがあります。

Q. 履歴書だけカラー、職務経歴書は白黒でもよいですか

構いません。写真の入る履歴書だけカラーにして、文字だけの書類を白黒にするのは自然な使い分けです。

Q. 印刷した書類に折り目を付けてもよいですか

指定がなければ折らずに送ってください。角形の封筒なら折らずに入ります。

Q. 学校指定の用紙がB4です

指定があるなら、そちらが優先です。B4に対応したプリンタか、コンビニのコピー機で出してください。

Q. 印刷し直すたびに紙がもったいないです

1枚目は設定の確認用と考えて、内容を確定させてから清書の1部を出すと、無駄が減ります。画面上で全ページを表示して確認しておくのも有効です。