履歴書の提出マナー メール・郵送・持参で変わる作法

最初に確認するのは、提出方法の指定です

提出方法は、応募者が選ぶものではなく、応募先が決めているものです。求人票や採用ページの「応募方法」の欄に、次のいずれかが書かれています。

• 応募フォームからアップロードする
• 指定のメールアドレスへ送る
• 指定の住所へ郵送する
• 面接当日に持参する

「郵送または持参」のように選べる場合もあります。指定がまったく書かれていないことは少ないのですが、もし見当たらなければ、問い合わせ先に確認してください。自己判断で郵送したところ、実際は面接時の持参でよかった、という行き違いは実際に起こります。

また、書類の締切が「必着」なのか「消印有効」なのかも、この段階で確認します。この2つは意味がまったく違います。

メールで送る場合

添付するファイルはPDFにします。ExcelやWordのファイルは、相手の環境でレイアウトが崩れることがあるためです。PDFにしたあと、必ず自分で開いて全ページを確認してください。

そのうえで、押さえる点は次の4つです。

• ファイル名：「履歴書_山田太郎.pdf」のように、書類名と氏名を入れます。「履歴書.pdf」のままだと、担当者のフォルダで他の応募者のファイルと区別がつきません。
• 件名：「応募書類ご送付の件（営業職）／山田太郎」のように、用件と氏名が件名だけで分かる形にします。
• 本文：誰が、何に応募し、何を添付したかが分かれば十分です。志望の動機は履歴書に書いてあるので繰り返しません。末尾には、電話番号を入れた署名を付けます。
• パスワード：応募先から指示がないのにかける必要はありません。指示があった場合だけ設定します。

送ったあとは送信済みフォルダを開いて、添付ファイルが実際に付いているか、宛先が正しいかを確認します。件名と本文の例文、ファイル名の付け方、送る時間帯、添付し忘れたときの送り直し方は履歴書をメールで送る方法で解説しています。

応募フォームからアップロードする場合

企業の採用ページや求人サイトの応募フォームに、ファイルを添付して送る形です。近年はこの形が最も多くなっています。メールと似ていますが、いくつか違いがあります。

ファイルの条件を先に読む

フォームには、たいてい次の条件が書かれています。送信ボタンを押す前に確認してください。

• 形式：PDFのみ、あるいはPDF・Word・画像のいずれか
• 容量：1ファイルあたり2MBまで、5MBまで、といった上限
• ファイル数：1つだけ添付できるのか、複数添付できるのか

容量の上限に引っかかる原因は、ほとんどが証明写真の画像です。スマートフォンで撮った写真をそのまま貼り込むと、1枚で数MBになることがあります。上限を超える場合は、写真の解像度を落としてから貼り直してください。

ファイルを1つしか添付できない場合は、履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめます。順番は履歴書が先です。

入力欄と書類の内容を食い違わせない

フォームには、氏名・住所・学歴・職歴を入力する欄が別に用意されていることがあります。ここに入力した内容と、添付した履歴書の記載が違っていると、確認の連絡が入ります。

よくあるのが、引っ越しの前後で住所が違う、職歴の入退社月が1か月ずれている、というものです。フォームを埋める前に履歴書を開いて、見ながら入力してください。

送信後の控え

フォームからの応募は、メールと違って送信済みの記録が手元に残りません。送信完了の画面が出たら、その画面を保存するか、応募日と応募先を自分のメモに残してください。受付完了のメールが自動で届く場合は、そのメールを消さずに取っておきます。

添付し忘れて送信してしまった場合、フォームから再送できないことがあります。その場合は、採用の問い合わせ先へメールで事情を伝えて指示を仰いでください。

郵送する場合

用意するもの

• 履歴書（折らずに入れられるよう印刷したもの）
• 職務経歴書（求められている場合）
• 送付状（添え状）
• クリアファイル
• 封筒
• 切手

送付状（添え状）

送付状は、何を何枚送ったのかを伝える1枚です。応募先の担当者が中身を確認するための書類なので、入れておくのが作法です。A4用紙1枚に、日付・宛先・自分の連絡先・表題・短い本文・同封物の一覧を書きます。本文で志望の動機を長く書く必要はありません。履歴書に書いてあるためです。例文つきの詳しい書き方は送付状の書き方で解説しています。

封筒と、中身の入れ方

応募書類は折らずに送るのが原則です。A4が折らずに入る角形2号か角形A4号の封筒を選び、クリアファイルに上から送付状→履歴書→職務経歴書→その他の書類の順で重ねて入れます。表面の左下には赤で「応募書類在中」と書き、封をしたら閉じ目に「〆」と書きます。

封筒のサイズと、宛名・裏面の書き方は履歴書の封筒の書き方で、どうしても折る必要があるときの折り方は履歴書の折り方で解説しています。

切手と出し方

角形2号は定形外郵便になり、料金は重さで変わります。切手を自分で貼って投函すると、料金が不足していた場合に返送されるか、応募先に不足分を請求されることになります。郵便局の窓口で重さを量ってもらい、その場で差し出すのが確実です。

窓口では「必着」の締切がある場合、配達日数の目安も確認できます。急ぐ場合は速達にできますが、速達は「間に合わないので急いだ」という事実も伝わります。余裕をもって出すほうが望ましいのは言うまでもありません。

持参する場合

持ち運び方

書類はクリアファイルに入れ、さらに封筒に入れて持ち運びます。封筒は封をせず、宛名も書きません（手渡しなので不要です）。カバンの中で折れたり角が潰れたりしないよう、A4が入るカバンを選んでください。

面接で持参する場合、封筒に入れたまま渡すのではなく、封筒から出して手渡すのが基本です。封筒は書類を保護するためのものです。メールで送ったあとに持参を求められたときの準備はメールで送った履歴書を面接に持参するときで解説しています。

渡すタイミングと言葉

面接会場に着いたら、まず受付で案内を受けます。書類は、面接官に「持ってきましたか」と聞かれたときに出すか、席についた最初のタイミングで差し出します。

渡すときは、相手から見て文字が正しい向きになるように、両手で持って差し出します。空になった封筒は、自分のカバンにしまいます。ひとこと添えます。

「本日はよろしくお願いいたします。履歴書と職務経歴書をお持ちしました。」

受付に預ける場合

面接ではなく、書類だけを届けるよう指示された場合は、封筒に宛名を書いて封をし、受付で渡します。この場合は郵送と同じ体裁にします。訪問する時間帯は、昼休みと就業終了間際を避けます。

3つの方法に共通すること

控えを残す

提出した書類の内容は、必ず手元に残しておきます。面接では履歴書に書いたことを前提に質問されるため、何を書いたか思い出せないと答えがぶれます。データで作っていればファイルが残りますが、手書きの場合はコピーを取るか、写真に撮っておいてください。

提出後に連絡がないとき

選考結果の連絡時期は、求人票に書かれていることがあります。書かれていない場合、1週間から10日ほど待ってから、状況を確認するメールを送るのが一般的な目安です。

問い合わせるときは、催促にならない書き方にします。「〇月〇日に応募書類をお送りしましたが、無事に届いておりますでしょうか」と、届いたかどうかの確認として尋ねる形にすると角が立ちません。

書類は応募先ごとに作る

基本情報・学歴・職歴・免許資格は、応募先が変わっても変わりません。ここは使い回して構いません。書き直すのは志望の動機と本人希望記入欄です。この2か所を前の会社向けのまま送ってしまう事故は、提出直前の確認で防げます。

提出前の最終チェック

よくある質問

Q. 履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめるべきですか

応募先の指定に従います。指定がなければ、別々のファイルにするほうが親切です。担当者が別々に保管したり、部署ごとに回覧したりできるためです。

Q. 応募フォームからアップロードする場合、送付状は要りますか

不要です。送付状は郵送時に同封するものです。フォームに「備考」や「自由記入」の欄があれば、そこに一言添える程度で十分です。

Q. 郵送で送ったあと、メールでも一報を入れるべきですか

指示がなければ不要です。二重に連絡すると、担当者側で応募が2件あるように見えることがあります。

Q. 手渡しのとき、封筒はどうすればよいですか

書類を出したあとの封筒は、自分のカバンにしまいます。「封筒はお預かりします」と言われた場合のみ渡してください。

Q. 締切当日に気づきました。間に合わせる方法はありますか

「消印有効」であれば、郵便局の窓口で当日中に差し出せば間に合います。「必着」の場合は、応募先に連絡して事情を伝え、指示を仰いでください。黙って締切後に届くより、先に連絡するほうが結果は良くなります。